PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

SITI MAF ULA

Abstract


ABSTRAK


Perkembangan zaman yang semakin modern ini, akan bertambah ilmu pengetahuan yang menutut seseorang untuk lebih berkembang mengikuti kemajuan zaman. Setiap lembaga atau instansi termasuk Perguruan Tinggi dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sehari hari tidak terlepas dari proses penciptaan arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Mengingat peran arsip yang sangat penting maka pengelolaan arsip  dalam suatu organisasi harus dilakukan perencanaan dalam mengelola arsip dengan baik dan benar. Pengelolaan arsip meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, dan pemusnahan arsip. pengelolaan arsip dinamis ini sendiri menjadi kredibilitas instansi dalam melakukan tata kelola dan manajemen kerja. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan sistem kearsipan, yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya.


Jenis penelitian ini penelitian ini termasuk jenis penelitian deskriptif yang menggunakan pendekatan kualitatif. Subjek Penelitian ini adalah staff bidang Administrasi dan Kearsipan yang berjumlah 2 orang di Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya. Objek dalam penelitian ini adalah pelaksanaan sistem kearsipan yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data menggunakan teknik Milles dan Huberman dengan triangulasi sumber. Hasil dari penelitian ini adalah Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya dalam melakukan proses penciptaan arsip terdiri dari prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar. Sistem penyimpanan yang digunakan sistem kombinasi antara sistem abjad dan subjek dengan penomoran sesuai aturan pola klasifikasi arsip Universitas Negeri Surabaya, dan dengan menggunakan azas kombinasi. Pemeliharaan arsip dinamis aktif dan inaktif belum dilakukan perawatan arsip yang efektif. Penyusutan arsip menggunakan aturan yang ada di JRA. Pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan metode pencacahan dan pembakaran arsip.


Kata Kunci: Sistem Kearsipan, Arsip Dinamis Aktif, Arsip Dinamis Inaktif


 


ABSTRACT


In this modern era, people are pushed to develop theirselves in order to be able to follow this develop era. Every institutions including university in the process of their daily administrative activities could not be separated with the archive creation, because basically archive has a purpose as a record of any activity. Because of this important role of archive, a good management of archive is needed for any organization. Archive management such as archive creation, archive storage, archive maintenance, archive shrinkage, and archive destroyer. A dinamic archive management is a credibility of any institution for work management. This study has a purpose to analyze the archive system, those are an active and inactive dinamic archive in Economy Faculty State University Of Surabaya.


This study used a descriptive qualitative method. This subject of this study is the staff of administrative and archive sector that consist of two people at "Tata Usaha" in Economy Faculty State University Of Surabaya. The object of this study is the process of archive system which happened in Economy Faculty State University Of Surabaya. Interview, observation, and documentation are the source of data. A technique analysis is used a technique from Miles and Hubberman with triangulation. This study found out that the handling of inmail and outmail ia involve in the process of archive creation in economy faculty state university of surabaya. Storage system use a combination between alphabetical system and subject with numerical according to classification archive system in State University Of Surabaya. The dinamic active and inactive archive maintenance has not been maintenance yet. A shrinkage archive using a JRA system. Cutting up and burning the archive are used to destroy the archive.


Keywords: Archive System, Active Dinamic Archive , Inactive Dinamic Archive


Refbacks

  • There are currently no refbacks.