PEMANFAATAN APLIKASI PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS IN-AKTIF DAN STATIS DALAM UPAYA PENEMUAN KEMBALI ARSIP DI BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURABAYA

APRILIA ROSTANTI

Abstract


ABSTRAK 


Kantor sebagai tempat diadakannya kegiatan tata usaha yang menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai dengan menyalurkan. Untuk itu, kantor tidak terlepas dari kegiatan kearsipan yaitu kegiatan dalam pengelolaan arsip. Arsip dikatakan sebagai pusat ingatan, dasar pengambilan keputusan, dan dapat dikatakan sebagai bukti yang sah. Oleh karena itu, dibutuhkan aplikasi yang dapat membantu penemuan kembali arsip agar dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pemanfaatan aplikasi penyimpanan arsip dinamis in-aktif dan statis dalam upaya penemuan kembali arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian adalah 3 orang bagian staff akuisisi dan deposit serta 1 orang bagian pengembangan teknologi informasi di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.


Teknik pengumpulan data meliputi wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data terdiri dari reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan dengan teknik keabsahan data menggunakan triangulasi sumber. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dalam melakukan proses penyimpanan arsip menggunakan sistem manual untuk pendataan (pendeskripsian isi arsip sesuai dengan subjek atau masalah arsip) ke dalam kartu data sebelum dilakukan pengentrian data ke dalam aplikasi. Arsip yang disimpan di aplikasi penyimpanan yaitu arsip dinamis in-aktif yang berumur di atas 10 tahun dan arsip statis yang disimpan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan oleh JRA (jadwal retensi arsip) yang ada di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.


Kata Kunci : Aplikasi Penyimpanan Arsip, Penemuan Kembali Arsip


 


ABSTRACT


Office as the venue for the administrative activities that handle data and information, from receiving, collecting, processing, storing, up to distribute. For that, the office couldn’t be separated from archival activities like in archive management. Archive as a memory center, the basic decision-making, and can be regarded as valid evidence. Therefore, the application needed to help the recovery of archives that could be found quickly and precisely. The Purpose to the analyze use of of archival storage applications in-active dynamic and static in an effort to recovery archive at Surabaya Archives and Library Institution. This type of research is descriptive qualitative approach. Subjects were 3 parts staff acquisition and deposits and 1 part of the development of information technology in Surabaya Archives and Library Institution.


Data collection techniques are include of interview, observation, and documentation. The data analysis technique consists of data reduction, data presentation and conclusion by using a triangulation technique authenticity of data sources. The results showed if the Surabaya Archives and Library Institution using manual systems for data collection (description of the contents of the archive in accordance with the subject or issue archive) into the data card prior to entry data into the application. The files stored in the application storage is in-active records over the age of 10 years and archives are stored in accordance with the time period specified by the JRA (archive retention schedules) in the Surabaya Archives and Library Institution.


Keywords: Archival Application, Archive Recovery


Full Text: DOCX

Refbacks

  • There are currently no refbacks.